(趣旨)

第1条　本村における事務処理、服務、当直については別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

(公文書の種類)

第2条　公文書の種類は次のとおりとする。

(公文書の記号及び番号)

第3条　公文には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。

(記名)

第4条　外部に対する公文の記名は、原則として村長名又は村名を用いるものとし、通達文、往復文等で軽易なものについては、副村長名を用いることができる。ただし、往復文等で特に軽易なものについては、課長名又は課名を用いることができる。

(押印)

第5条　公文には、その記名に従い当該印章を押なつしなければならない。

(文書等の収受)

第6条　村役場に到着した文書、金券及び物品等は総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は各課において収受することができる。

(文書等の取扱)

第7条　総務課において収受した文書、金券及び物品等は次の各号によりこれを取り扱わなければならない。

(送料未納の取扱)

第8条　送料の未納又は不足の文書、物品等は官公署又は学校の発送にかかるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(転送)

第9条　配付を受けた文書中、その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して、課長が確認のうえ、ただちに総務課長に返付しなければならない。

(文書の処理)

第10条　課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除く外、処理の方針を示して、これを課員に配付しなければならない。

第11条　文書を処理するには、次の各号によるものとする。

(回議)

第12条　特別の取扱いを要する回議には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、はがき、例規等と上部欄外に表示しなければならない。

(秘密決裁)

第13条　回議中秘密を要するもの又は重要なものは、課長又は係長等責任あるもの自ら携帯して決裁を受けなければならない。

(回議の順序)

第14条　回議は、係長、課長、副村長に順次提出して村長の決裁を受けなければならない。

(合議)

第15条　他課の主管事務に関係あるものは、その関係の課に合議し又は回覧しなければならない。

(再回)

第16条　回議にして決裁の主旨が当初の立案と異ったときは、施行前に関係課長へ再回しなければならない。

(浄書)

第17条　決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行う。ただし、次に掲げるものは総務課において浄書し、回議書は主務課に返付する。

(記載)

第18条　簿冊により回議にかえて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めのあるもの又は保存の必要のあるものを除くほか、主務課において例文により必要事項を記載して交付することができる。

(校合)

第19条　浄書した文書は、決裁文書と校合し、当該決裁文書と相違ないことを確認しなければならない。

(発送文書)

第20条　発送文書は、主務課において持参達及び直接交付することが適当であるものを除くほか、すべて総務課に回付し、総務課において発送する。

(回付)

第21条　郵送の文書及び物品は、退庁時限1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、電報又は急施を要するものは、この限りでない。

(送達)

第22条　村内一般に送達する文書、物品で総務課に午前中回付されたものは午後、午後回付されたものは翌日午前中に送達する。ただし、急を要するものは、すみやかに送達しなければならない。

(発送の取扱)

第23条　発送文書は、別に定めのあるもののほか、次の各号の手続きをして、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは翌日まで留め置くことができる。

(文書の日付)

第24条　文書の日付は、施行の日を行わなければならない。

(退庁時限後等の発送)

第25条　急を要する文書で、退庁時限後又は休日に発送を要するときは、主査において浄書、校合の上当直員に回付しなければならない。

(未完結文書の整理)

第26条　未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。

(文書の編さん及び保存)

第27条　完結した文書は、総務課において編さん保存しなければならない。ただし、秘密文書は、村長の承認を得て主務課において編さん及び保存することができる。

(文書編綴)

第28条　文書は、次の各号に従い編綴し、表紙に暦年又は会計年度、編さん類目及び保存期間を記し索引をつけなければならない。

(文書の編さん区分)

第29条　文書の編さんは、これを5種に分け、次の保存期間に区分し編綴して保存しなければならない。

(保存期間)

第30条　各種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。

(完結文書の引継)

第31条　総務課において完結文書の引継を受けたときは、直ちに編さんしなければならない。

(文書の借覧)

第32条　保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧証(様式第18号)を総務課長に提出しその承認を受けなければならない。

(文書の持出又は閲覧の制限)

第33条　保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(文書の廃棄)

第34条　保存期間の満了した文書は、総務課長が主務課長に合議し、その文書中、印章等移用の虞れがあるもの又は秘密に属するものを抹消又は裁断したうえ、会計管理者に回付しなければならない。ただし、保存期間が満了しない文書のうち、総務課長又は主務課長において保存の必要がないと認めたものについてもまた同様とする。