○山江村役場処務規程
昭和36年6月20日
告示第21号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 事務処理
第1節 通則(第2条～第5条)
第2節 文書等の収受及び配付(第6条～第9条)
第3節 起案及び回議(第10条～第16条)
第4節 浄書及び発送(第17条～第25条)
第5節 文書の整理、編さん及び保存(第26条～第34条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 本村における事務処理、服務、当直については別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
第2章 事務処理
第1節 通則
(公文書の種類)
第2条 公文書の種類は次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。
(2) 公告文
ア 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分又は決定した事項を一般に告示するものをいう。
イ 公告 告示以外で一定の事項を一般に告示するものをいう。
(3) 令達文
ア 訓令甲 村長が所属の機関又は職員に対して将来例規となるべきことを指揮命令するものをいう。
イ 訓令乙 村長が所属の機関又は職員に対して一時又は1事件に限って指揮命令するものをいう。
ウ 達 村長が特定の個人、法人又は団体に対して、その権限に基づいて命令、禁止、取消等の処分をするものをいう。
エ 指令 村長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。
(4) 通達文
ア 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理上の方針、細目等を指示するものをいう。
イ 依命通達 村長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項を、その補助機関が村長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。
(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。
(6) 内部文 伺、復命書、供覧、事務引継書等をいう。
(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。
2 公文書書式については別に定める。
(公文書の記号及び番号)
第3条 公文には、次の各号により記号及び番号をつけなければならない。
(1) 条例、規則、告示及び公告には、村名を冠し、総務課備付の様式第1号による条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿又は公告番号簿により番号をつける。
(2) 訓令には、村名を冠し、総務課備付の様式第2号による訓令番号簿により番号をつける。
(3) 達及び指令には、村名を冠し、総務課備付の様式第3号による達番号簿及び指令番号簿により番号をつける。
(4) 通達文及び往復文には、村名及び課の首字を付し総務課備付の文書収発簿(様式第4号)により番号をつける。
3 文書につける番号は、その事件の完結するまで、使用し、往復の回数に従い順次支号をつける。
4 文書の番号は暦年により更新する。
(記名)
第4条 外部に対する公文の記名は、原則として村長名又は村名を用いるものとし、通達文、往復文等で軽易なものについては、副村長名を用いることができる。ただし、往復文等で特に軽易なものについては、課長名又は課名を用いることができる。
(押印)
第5条 公文には、その記名に従い当該印章を押なつしなければならない。
(1) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡
(2) 刊行物、資料等の送付文書
(3) 多量に配布するお知らせ文等
(4) 報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書
(5) 対内文書において、許可、認可、承認その他行政処分に関する文書以外のもの
(6) その他軽易な文書
第2節 文書等の収受及び配付
(文書等の収受)
第6条 村役場に到着した文書、金券及び物品等は総務課において収受する。ただし、成規、定例の証明書、申請書、届出等は各課において収受することができる。
(文書等の取扱)
第7条 総務課において収受した文書、金券及び物品等は次の各号によりこれを取り扱わなければならない。
(1) 普通文書は、総務課長において、開封の上、その余白に受付日付印(様式第6号)を押し、重要な文書は、村長の閲了を受け、文書収発簿に必要事項を登載し、文書収発簿を添え、主務課長に交付するものとする。
(2) 親展文書は封のまま、親展文書収発簿に登載し、村長あてのものは、総務課長を経て村長に、その他のものは、それぞれあて名の者に認印を受けて交付する。
(3) 訴願、訴訟、審査請求、その他収受の日時が権利の得失又は変更に関係を有する文書は、第1号に定める手続のほか、余白に収受時刻を記入して取扱者が押印しその封皮を添付する。
(7) 物品は物品交付簿(様式第10号)に記入して主務課に配付し、その受領印を徴する。
(8) 2以上の課に関連する文書及び物品等は、関係の重い課に交付しなければならない。
(送料未納の取扱)
第8条 送料の未納又は不足の文書、物品等は官公署又は学校の発送にかかるもの及び総務課長が必要と認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(転送)
第9条 配付を受けた文書中、その主管に属さないものがあるときは、その事由を付して、課長検印のうえ、ただちに総務課長に返付しなければならない。
第3節 起案及び回議
(文書の処理)
第10条 課長は、文書の交付を受けたときは、遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除く外、処理の方針を示して、これを課員に配付しなければならない。
2 文書の処理は、すみやかにこれを行わなければならない期限あるもので、その期限内に処理を完了しがたいときは、期限を予定し上司の承認を受けなければならない。
第11条 文書を処理するには、次の各号によるものとする。
(1) 新しい事件又は重要と認められるものの起案については、回議用紙(様式第11号)を用いること。
(3) 諸証明は、証明簿(様式第14号)を用いること。
(4) 前各号の外成規定例あるもの又は軽易な事務は、回議手続によらないでその文書の余白に回議案に朱書し、又は例文をもって決裁を受けるなど簡単な手続により処理することができる。
(回議)
第12条 特別の取扱いを要する回議には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、はがき、例規等と上部欄外に表示しなければならない。
(秘密決裁)
第13条 回議中秘密を要するもの又は重要なものは、課長又は係長等責任あるもの自ら携帯して決裁を受けなければならない。
(回議の順序)
第14条 回議は、係長、課長、副村長に順次提出して村長の決裁を受けなければならない。
(合議)
第15条 他課の主管事務に関係あるものは、その関係の課に合議し又は回覧しなければならない。
2 合議又は回覧を受けた課は遅滞なくこれを閲了しなければならない。
3 合議案に対し異議のあるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは上司の決裁を受けるものとする。
(再回)
第16条 回議にして決裁の主旨が当初の立案と異ったときは、施行前に関係課長へ再回しなければならない。
第4節 浄書及び発送
(浄書)
第17条 決裁済の文書で浄書を要するものは、主務課において行う。ただし、次に掲げるものは総務課において浄書し、回議書は主務課に返付する。
(1) 議会に関する文書
(2) 条例、規則、規程、告示、訓令、契約書の類
(3) 請願書、陳情書及び重要な申請書
(4) その他村長において必要と認める文書
(記載)
第18条 簿冊により回議にかえて処理する文書の指令、証明等は、特別の定めのあるもの又は保存の必要のあるものを除くほか、主務課において例文により必要事項を記載して交付することができる。
(校合)
第19条 浄書を終ったときは、浄書者、校合者ともに認印をしなければならない。
(発送文書)
第20条 発送文書は、主務課において持参達及び直接交付することが適当であるものを除くほか、すべて総務課に回付し、総務課において発送する。
(回付)
第21条 郵送の文書及び物品は、退庁時限1時間前までに総務課に回付しなければならない。ただし、電報又は急施を要するものは、この限りでない。
(送達)
第22条 村内一般に送達する文書、物品で総務課に午前中回付されたものは午後、午後回付されたものは翌日午前中に送達する。ただし、急を要するものは、すみやかに送達しなければならない。
(発送の取扱)
第23条 発送文書は、別に定めのあるもののほか、次の各号の手続きをして、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは翌日まで留め置くことができる。
(1) 郵便又は電信によるときは、郵送簿(様式第15号)に登載すること。
(2) 使丁に対する文書、物品で重要なものは、送達簿(様式第16号)に登載し受領印を徴すること。
(3) 特別の取扱を要するものには、その種別を重要、秘、親展、速達、書留等を封皮の表部に表示すること。
(文書の日付)
第24条 文書の日付は、施行の日を行わなければならない。
(退庁時限後等の発送)
第25条 急を要する文書で、退庁時限後又は休日に発送を要するときは、主査において浄書、校合の上当直員に回付しなければならない。
2 前項の規定は、物品の発送にこれを準用する。
第5節 文書の整理、編さん及び保存
(未完結文書の整理)
第26条 未完結文書は、常に整理し、主務者が不在の場合でもその経過がわかるようにしておかなければならない。
(文書の編さん及び保存)
第27条 完結した文書は、総務課において編さん保存しなければならない。ただし、秘密文書は、村長の承認を得て主務課において編さん及び保存することができる。
(文書編綴)
第28条 文書は、次の各号に従い編綴し、表紙に暦年又は会計年度、編さん類目及び保存期間を記し索引をつけなければならない。
(1) 議会の議決に関する文書、職員の休暇に関する文書及び日誌は暦年毎に、その他の文書は会計年度毎に編綴しなければならない。
(2) 文書は、概ね10センチメートルを限度としてこれを編綴するが、紙数に応じて数年分を一括し、又は1年分を適宜分綴することができる。この場合数年分を一括したものには年毎に色紙等で区分し、分綴したものには分綴数に従って番号をつけなければならない。
(文書の編さん区分)
第29条 文書の編さんは、これを5種に分け、次の保存期間に区分し編綴して保存しなければならない。
(1) 第1種 永久保存
(2) 第2種 30年保存
(3) 第3種 10年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
2 期間の算定については、事件終了の翌年度初日をもって起算日とする。
(保存期間)
第30条 各種に属する文書は、おおむね次のとおりとする。
(1) 第1種(永久保存)
ア 条例、規則その他例規に関するもの
イ 例規となるべき書類
ウ 国、県等からの通ちょうその他将来の参考となるもの
エ 重要な訓令、告示、指令、達及び通達
オ 廃置分合、改称、字区域及び境界等に関するもの
カ 議会の会議録、議決書等に関するもの
キ 訴訟、訴願、和解及び審査請求に関する重要なもの
ク 事務引継に関するもの
ケ 基金の設置、管理及び処分に関するもの
コ 原簿及び台帳等の簿冊で特に重要なもの
サ 職員の進退、賞罰に関するもの及び履歴書
シ 調査、統計、報告及び証明等で特に重要なもの
ス 印鑑に関すること。
セ 認可、許可及び契約に関する重要なもの
ソ その他30年をこえて保存の必要なもの
(2) 第2種(30年保存)
ア 議会に関する重要なもの
イ 財務に関する重要なもの
ウ 職員の身分及び服務に関するもの
エ 工事又は物品等に関する契約で重要なもの
オ 調査、統計、報告及び証明等などで重要なもの
カ 原簿、台帳等で重要なもの
キ その他10年をこえて保存の必要なもの
(3) 第3種(10年保存)
ア 議会に関するもの
イ 財務に関するもの
ウ 原簿、台帳等
エ 重要及び秘文書の収発について
オ 調査、統計及び証明等に関するもの
カ 工事又は物品の契約に関するもの
キ 職員の身分及び服務に関する軽易なもの
ク その他3年をこえて保存の必要なもの
(4) 第4種(3年保存)
ア 文書の収受発送及び処理に関するもの
イ 職員の勤務に関するもの
ウ 照会、回答その他往復文書の軽易なもの
エ 調査、統計、報告、証明等で軽易なもの
オ 消耗品等の受渡に関するもの
カ その他1年をこえて保存の必要なもの
(5) 第5種(1年保存)
ア 職員の欠勤、遅参、早退及び休暇等の届に関するもの
イ 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの
ウ 処理を終った一時限りの願書及びこれに関するもの
エ その他1年をこえて保存の必要を認めないもの
(完結文書の引継)
第31条 総務課において完結文書の引継を受けたときは、直ちに編さんしなければならない。
(文書の借覧)
第32条 保存文書を借覧しようとする者は、保存文書借覧証(様式第18号)を総務課長に提出しその承認を受けなければならない。
(文書の持出又は閲覧の制限)
第33条 保存文書は、庁外に持出してはならない。ただし、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。
2 保存文書は、法令に特別の定のあるものを除くほか、職員以外の者に閲覧せしめ、又は謄写せしめることはできない。ただし、村長の承認を得た時はこの限りでない。
(文書の廃棄)
第34条 保存期間の満了した文書は、総務課長が主務課長に合議し、その文書中、印章等移用の虞れがあるもの又は秘密に属するものを抹消又は裁断したうえ、会計管理者に回付しなければならない。ただし、保存期間が満了しない文書のうち、総務課長又は主務課長において保存の必要がないと認めたものについてもまた同様とする。
附則
この規程は、昭和36年6月20日から施行する。
附則(昭和54年告示第6号)
この規程は、昭和54年1月1日から施行する。
附則(平成7年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行し、平成7年4月1日から適用する。
附則(平成18年規程第1号)
この規程は、平成18年5月1日から施行する。
附則(平成19年告示第36号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成21年告示第98号)
この告示は、公布の日から施行する。
附則(平成28年告示第15号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。
