○山江村戸籍事務処理に用いる電子計算組織管理運営規程
平成14年5月8日
規程第2号
(目的)
第1条 この規程は、戸籍事務を処理する電子計算組織の管理運営に関し、必要な事項を定め、事務処理の迅速かつ正確な執行を図ることを目的とする。
(1) 磁気媒体 磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、光ファイル、CD―ROM、DAT等の記録媒体をいう。
(2) ドキュメント 設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等の電子計算組織の運用に関する記録及び文書をいう。
(3) 磁気記録データ
ア 戸籍データ 次条第1号の事務において磁気媒体をもって調整された戸籍又は除かれた戸籍に関するデータをいう。
イ 周辺事務データ 次条第2号から4号までの事務において、磁気媒体をもって調整されたデータをいう。
(1) 戸籍情報システム 戸籍法第117条の2第1項に規定する事務で、戸籍届出内容の記録処理、戸籍原本・受附帳の調整、及び戸籍データの更新並びに各種帳票の作成及び統計処理をいう。(これに基づく現在戸籍・除籍(戸籍情報システム稼働後に調整されたものに限る。)に関する証明書・各種帳票の発行を含む。)
(2) 除籍・改製原戸籍管理システム 除籍・改製原戸籍の記録及び見出管理並びに除籍・改製原戸籍に関する証明書・各種帳票の発行をいう。
(3) 戸籍の附票管理システム 附票・除附票・改製附票の記録、見出管理及び統計処理並びに附票に関する証明書・各種帳票の発行をいう。
(4) 人口動態処理システム及び相続税法第58条処理システム 戸籍届出に基づく人口動態関係データの記録及び統計処理並びに相続税法第58条に関する帳票の発行をいう。
(保護管理者の設置)
第6条 第3条各号の事務の適正な執行並びに磁気媒体、磁気記録データ、ドキュメント等の保護及び的確な管理を図るため、保護管理者を置き、健康福祉課長をもって充てる。
2 端末装置の管理責任者には、戸籍係長を指定する。
(磁気記録データ等の保護及び管理)
第7条 保護管理者は、磁気記録データの保護及び管理のため、次に掲げる処理を講じなければならない。
(1) 電子計算組織について、関係者以外にはその画面表示を読みとれないよう端末装置の配置をすること。
(2) 電子計算組織の本体のシステムキーを保管管理し、業務の開始・終了時には、機器の作動・終了を確認のうえ稼働時間を記録管理すること。
(3) 戸籍事務担当職員以外の者が磁気記録データの内容について、変更を加えることができないようにすること。
(4) 入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに痕跡を残すことなく、変更することができないシステム上の措置を講じること。
(5) 予備の磁気記録データを定期的に作成し、事務管理課に保管すること。
(6) 最新の磁気記録データを担保するため、毎日、業務終了後バックアップ処理し、耐火保管庫に格納すること。
(7) 保護管理者は、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
2 磁気媒体は、施錠できる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分しなければならない。
(1) 磁気記録データから出力された帳票は、施錠できる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し焼却処理すること。
3 戸籍情報システムの取扱職員(以下単に「職員」という。)に対し、戸籍データの重要性等についての研修を実施すること。
4 職員に対し、電子計算組織の利用及びシステムに関する必要な教育及び訓練を行うこと。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態で適切に保管し、外部への持ち出し、複写及び廃棄については、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、使用者を識別し、処理する事務の範囲を限定するため、パスワードを設定し職員に付与するものとする。
2 職員に異動等の変動があった場合は、速やかにパスワード届けを提出させ、登録の管理をしなければならない。
3 パスワードは、管理者パスワード・職員暗証番号・職員生年月日から構成される。この場合において管理者パスワードは、保護管理者が毎月設定し職員に使用させる。
4 職員暗証番号の変更については、職員から届出させるものとする。
6 第3条の事務の範囲を限定するパスワードは、以下のとおり付与する。
(1) 第3条各号の検索及び証明事務 職員全員
(2) 第3条各号の戸籍データ及び周辺事務データに変更を加える各種事務 戸籍事務担当職員
7 職員は、自分のパスワードを他人に教え又は、他人のパスワードを使用してはならない。
(電子計算組織の機器の管理)
第10条 電子計算組織の機器は、健康福祉課に設置し、電子計算組織の本体は、専用サーバーキャビネットに格納し、適切に管理する。
2 サーバーキャビネットは常に施錠することとし、使用する鍵は、保護管理者が保管管理する。
(他の業務との連動)
第11条 磁気媒体に記録された戸籍データは、他の業務と連動してはならない。
(戸籍情報等の外部提供)
第12条 磁気媒体に記録された磁気記録データは、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。
附則
この規程は、「戸籍法及び住民基本台帳法の一部改正する法律」(平成6年法律第67号)に基づいた戸籍事務のコンピュータ化について法務大臣の指定を受けた日から施行するものとする。
附則(平成17年規程第2号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成20年告示第6号)
この告示は、平成20年4月1日から施行する。
別表第1(第4条関係)
本籍
筆頭者氏名
構成員氏名
編製年月日
除籍、改製原戸籍索引番号
生年月日
住所
住定日
世帯主
父母、養父母の氏名
続柄
性別
国籍
事件名及び事件の種別
受理番号
届出人の氏名及び資格
氏変更などの戸籍事項欄に記載される項目(編製事由)
配偶者氏名
出生、婚姻、縁組などの身分事項に記載される項目(身分記載事項欄)
住所記載事項及び年月日
戸籍原本枚数
附票改製年月日
除籍年月日
戸籍届書記載項目
別表第2(第5条関係)
戸籍の全部事項証明
戸籍の一部事項証明
戸籍の個人事項証明
窓口審査リスト
戸籍届書照合リスト
日報リスト
附票
除附票
改製附票
新戸籍一覧
除籍一覧
人口動態事件簿
相続税法第58条通知
渉外関係届書写し送付目録
外国人届書一覧
在留外国人の死亡についての報告
国籍法第11条の規定により、日本の国籍を喪失した者の報告
戸籍事件表
宛名シール
届書送達確認書
住民基本台帳法9条2項通知
住民基本台帳法19条3項通知
身分証明書
附票記載事項証明
戸籍処理事件表
戸籍に係る住民基本台帳法関係処理件数票
戸籍受附帳チェックリスト
人口動態調査取扱集計表
人口動態調査票
附票処理経過表
附票大字別統計リスト
大字名等変更のお知らせ
個人状態処理一覧表
附票住所空白者一覧
戸籍の統計表
戸籍及び附票廃棄証明
戸籍受附帳
戸籍種類番号帳
戸籍記載許可申請書
届書受理証明書
戸籍法41条証書提出の証明
届書預かり証明書
死体火葬許可書
死体火葬許可書の写し
住居表示変更証明書
住居表示変更通知
本籍分届書送付目録