○山江村情報公開・個人情報保護調整事務取扱要領
平成15年4月1日
要領第1号
第1 趣旨
1 この要領は、山江村情報公開条例(平成15年条例第6号。以下「条例」という。)及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定める行政文書及び個人情報の開示に関する事務の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
第2 開示請求の窓口
1 総務課で行う事務
(1) 情報開示についての案内及び相談に関すること。
(2) 情報開示についての実施機関との連絡調整に関すること。
(3) 行政文書開示請求書(以下「開示請求書」という。)に関すること。
(4) 情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。
(5) その他情報公開制度に関すること。
2 所管課で行う事務
(1) 行政文書の開示・不開示の決定に関すること。
(2) 情報提供に関すること。
第3 行政文書の開示事務
1 情報開示に関する案内及び相談
(1) 総務課の職員は、開示請求しようとする者の相談に応じるとともに、請求の内容を十分確認し、所管課が保有する行政資料等で足りる場合等、情報提供で対応できる情報については、迅速に提供するものとする。
2 情報の開示と提供
(2) 情報提供する情報は、広報的効果をもつものであるから、所管課は、情報提供で対応できる情報については、積極的に提出するものとする。
3 開示請求書を受け付ける際の留意事項
(1) 開示請求権
開示の請求をしようとする者は、条例第5条の定めにより、何人も請求する権利を有していること。
(2) 開示請求手続
請求手続は、原則として本人による請求とするが、代理人による請求も行うことができるものであり、その場合には委任状を徴することにより適切に対応するものとする。
(3) 行政文書の特定
開示請求に係る行政文書については、文書分類、文書目録等により検索し、所管課と連絡をとることによって、当該行政文書の存在の有無を確認し、当該行政文書の名称又は内容の特定を行うものとする。
なお、当該行政文書が次のいずれにも該当することを確認すること。
ア 条例第2条第1項に定める行政文書であること。
イ 条例附則第2項に定める行政文書であること。
(4) 開示請求書の記載事項の確認
ア 請求者(開示請求書を提出した者。以下同じ)の「氏名、住所、居所、法人、団体の場合の代表者名、連絡先」欄
(ア) 決定通知書の送付先特定のため、正確に記載してあること。
(イ) 連絡先については、請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号(自宅、勤務先等)を記載してあること。
イ 「行政文書の名称その他開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項」欄
請求の対象となる行政文書を特定するための欄であるので、名称又は内容によって、行政文書を検索できる程度に具体的に記載してあること。
ウ 「請求の目的」欄
行政文書の特定、統計処理等のために必要であるので、記入を求めること。
エ 「開示方法の区分」欄
行政文書の閲覧、視聴、写しの交付のいずれかの請求であるかが分かるように記載してあること。
(5) 開示請求書の記載が不十分な場合の対応
開示請求書に必要事項が記入されていない場合又は不明確な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を補筆又は訂正(以下「補正」という。)するよう求めるものとする。
(6) 受付保留の場合
開示請求書が提出された場合において、その場で当該請求に係る行政文書の存在の有無、内容等の確認ができないときは、総務課職員は、請求者に対してその場で受付ができない旨を説明し、受付保留のうえ、開示請求書を預かる取扱いとする。
この場合、総務課職員は、後日所管課と連絡をとり、確認した後、次のとおり受付をし、当該開示請求書の副本を請求者に送付するものとする。
なお、確認の結果、開示請求に係る行政文書の特定ができなかった場合又は請求に係る行政文書が存在しないことが明らかになった場合は、当該開示請求書を受理できない旨を通知するものとする。
ア 確認の結果、開示請求書に補正を要しない場合は、当該開示請求書を預かった日を受理日とする。
イ 確認の結果、開示請求書に補正を要する場合は、総務課職員は、請求者と連絡をとり、当該開示請求書の補正が終了した日を受理日とする。
4 開示請求書の受付
(1) 開示請求書が提出された場合は、前項に定める事項に留意し、必要事項が記入されていることを確認したうえで、請求書各葉に受理日を記入し、かつ整理番号を記入して、当該開示請求書の副本(請求者用)を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
ア 開示請求書を受理した日から起算して15日以内に開示するか否かの決定(以下「開示・不開示決定」という。)を行い、当該決定の内容については、決定通知書により速やかに請求者に通知すること。
なお、やむを得ない理由があるときは、受理した日から起算して30日を限度として決定期限を延長することがあり、この場合は、行政文書開示決定通知書又は行政文書一部開示決定通知書により通知すること。
イ 行政文書の開示を行う場合の日時及び場所については、行政文書開示決定通知書又は行政文書一部開示決定書により通知すること。
(2) 開示請求による特例
開示請求は、条例第6条の規定により開示請求書で行うものとし、口頭又は電話等による開示請求は認めない。ただし、自ら文書による請求が不可能な請求者の請求については、口頭による請求を認め、受付担当者において口述筆記し、請求者の確認を得たうえ受理するものとする。
5 受付後の開示請求の取扱い
(1) 決定期限の起算日
決定期限の起算日は、総務課において公開請求書を受け付けた日をもって、条例第7条第1項に規定する開示請求書を受理した日として、取り扱うものとする。
(2) 総務課で開示請求書の受付を行った後は、開示請求書の副本(総務課用)を総務課で保管するとともに、請求書の正本を所管課に送付するものとする。
6 開示・不開示決定に係る確認等
(1) 開示請求書の内容確認
所管課は、総務課から送付された開示請求書を山江村役場処務規程等に定める手続きに基づいて収受し、次に掲げる事項について確認する。
ア 条例第16条に定める行政文書に該当しないこと。
イ 条例第2条第1項に定める行政文書に該当すること。
ウ 条例附則第2項に定める行政文書に該当すること。
(2) 付議
所管課は、開示請求に係る行政文書の内容が、条例第9条第1項各号に該当するかどうかについて判定し難いときは、所管課長は、関係課長又は山江村情報公開・個人情報保護調整委員会の意見を聴くものとする。
(3) 第三者に関する情報の取扱い
開示請求のあった行政文書に、第三者に関する情報が記録されているときは、慎重かつ公平な開示・不開示決定をするため、必要に応じて「山江村情報開示に係る第三者情報の取扱いに関する要領」に定めるところにより処理するものとする。
7 開示・不開示の決定等
(1) 開示・不開示の決定
開示・不開示の決定は、前項に定める確認・付議等の結果を踏まえ、所管課において、山江村役場処務規程等に定める権限を有する者の決裁を受けて行うものとする。
(2) 起案文書の添付書類
開示・不開示決定に係る起案文書には、開示請求書、決定通知書の案、第三者に関する情報について意見を聴いた場合には、その意見聴取書、開示請求のあった行政文書の写し等を添付するものとする。
(3) 決定通知書の記載要領
開示・不開示決定に係る通知書の記載にあたっては、次の事項に留意するものとする。
ア 「行政文書の名称その他開示請求に係る行政文書を特定するに足りる事項」欄
開示請求に係る行政文書の名称等を記入するものとする。
イ 「開示を実施する日時及び場所」欄
(ア) 「開示を実施する日時」
決裁が終了した後、請求者と事前に電話等により連絡をとり、都合のよい日時を指定するよう努めるものとする。
この場合、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日以後の通常の勤務時間内の日時を指定する。
(イ) 「開示を実施する場所」
原則として、会議室を指定するものとする。ただし、事務に支障がある場合は、所管課は総務課と協議のうえ、開示を行う場所を指定するものとする。
ウ 「行政文書の一部を開示しない理由」欄及び「行政文書を開示しない理由」欄
条例第9条第1項各号のいずれかに該当する場合は、その該当する号数及び理由(複数の号に該当する場合は、各号ごとの理由)を記入するものとする。
エ 「開示できることとなる時期」欄
不開示決定(一部開示の決定を含む。)を行う時点において、将来的に条例第9条第1項各号の規定に該当する事由が消滅することにより、請求のあった行政文書を開示することができるようになることが、1年以内を目処に確定的に明示できるときは、その期日を記入する。
(4) 決定期限の延長
8 決定通知書の送付
所管課は、開示・不開示決定をしたときは、速やかに請求者に対して、決定通知書を送付するとともに、その副本(総務課用)を総務課に送付するものとする。
9 行政文書の開示の方法
(1) 閲覧の場合
文書、図面及び写真等については、これらの原本を無料で閲覧に供することにより行うものとする。
行政文書の一部を閲覧に供する場合等で、行政文書の原本を開示することができないときは、あらかじめ、所管課が作成した当該行政文書の写しを閲覧に供することにより行うものとする。
(2) 視聴の場合
フィルム及び録音テープについては、それぞれ、再生機器等の通常の用法により無料で行うものとする。磁気テープ、磁気ディスクについては、プリンター等の機器によりプリントしたものを無料で閲覧に供することにより行うものとする。
行政文書の一部を視聴に供する場合は、視聴に供することができない部分をそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ当該分離により開示の請求の趣旨が損なわれることがないと認められるときは、視聴に供することがない部分を除いて、当該行政文書を視聴に供する等の方法により行うものとする。
(3) 写しの交付の場合
行政文書の写しの交付は、次の方法により行うものとする。
ア 行政文書の写し(フィルム、録音テープ及び磁気テープを除く。)は、原則としては、A3版の用紙を使用し、当該文書、図面又は写真を複写して作成するものとする。ただし、図面の写しを作成する等、原本がA版を超える場合のほか、特別の事情があるときは、当該図面を縮小して複写することができるものとする。
イ 写しの交付を郵送で行うときは、これに係る費用、当該写しの郵送に要する費用を徴収するものとする。
ウ 写しに係る費用は、複写物1枚につき白黒10円、カラー50円を徴収するものとする。
この場合において、費用は前納の取扱いとする。
10 行政文書の開示の実施事務
(1) 日時及び場所
行政文書の開示は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所で実施するものとする。
(2) 職員の立ち会い
行政文書の開示を実施するときは、所管課職員が立ち会うものとする。
(3) 決定通知書の提示
所管課職員は、行政文書の開示を実施する際は、請求者に対して決定通知書の提示を求めるものとする。
(4) 決定内容の確認
決定通知書に記入された行政文書と開示を受けようとする行政文書とが一致すること、開示の方法の区分、また、写しの交付を行う場合は、その写しの作成箇所を請求者に確認するものとする。
(5) 写しの費用徴収
行政文書の写しの交付に要する費用の徴収は、所管課において行うものとする。この場合において、費用の徴収の事務処理は、次のとおり行うものとする。
ア 所管課職員は、決定通知書により指定した日時及び場所で前号の行政文書の内容を確認のうえ、行政文書の写しを請求者に交付するものとする。
イ 所管課職員は、行政文書の写しを交付する際には、納付書に必要な事項を記入のうえ、請求者から写しに要する費用を徴収し、請求者に領収書を発行するものとする。
(6) 指定日以外の行政文書の開示の実施
請求書から指定の日時に来庁できない旨の連絡があった場合は、請求者と相談のうえ、別の日時に行政文書の開示を実施することができるものとする。この場合、新たに開示決定の通知書は、交付しないものとする。
(7) 開示を実施するに当っての注意事項
行政文書の開示を実施するに当って、行政文書を汚損又は破損するおそれがあるときは、当該行政文書の閲覧又は視聴を中止させることができるものとする。
第4 審査請求があった場合の取扱い
審査請求書(様式第1号)の受付は、総務課において行うものとする。
総務課職員は、審査請求書の内容を確認のうえ、審査請求書を受理した後は、審査請求書の写しを総務課で保管するとともに、審査請求書を実施機関に送付するものとする。
なお、事務的には、それぞれの所管課に送付することとなる。
2 審査請求に関する検討は、実施機関において行うものとする。
3 情報公開・個人情報保護審査会への諮問
(1) 審査請求があった場合は、必ず、審査会に諮問しなければならない。
(2) 審査会への諮問は、行政文書の開示請求に係る決定の取扱いに準じ、所管課において審査会への諮問書その他必要な事項について起案し、決定するものとする。
4 審査会答申後の処理
(1) 審査会から答申があった場合、実施機関は、答申を尊重し、速やかに、審査請求に対する決定又は裁決を行うものとする。
(2) 実施機関は、前号に定める手続きが終了したときは、審査請求に対する決定又は裁決に係る書面を当該審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
5 事務処理
審査請求についての事務処理は、所管課が行うものとする。
第5 行政文書の検索資料の作成
1 総務課は、行政文書の検索資料として、文書分類表、行政文書目録等を作成し、一般の閲覧に供するものとする。
附則
この要領は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成17年要領第1号)
この要綱は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年要領第1号)
この要領は、平成18年5月1日から施行する。
附則(平成28年告示第16号)
この要領は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和5年告示第44号)
この告示は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。
