○山江村電子計算組織の管理運営及び個人情報の保護に関する要綱
平成17年3月29日
要綱第5号
山江村電子計算組織の管理及び運営に関する要綱(平成7年12月28日)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この要綱は、山江村における電子計算組織の管理運営及び個人情報の保護に関し基本的な事項を定め、事務処理の円滑化及び情報の保護を図ることを目的とする。
(1) 法律 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法律」という。)をいう。
(3) 規則 山江村個人情報保護条例施行規則(平成17年規則第4号。以下「規則」という。)をいう。
(4) 電子計算組織 電子計算機、端末装置、電気通信関係装置、電気通信回線等を使用し、定められた一連の処理手順によって自動的に事務処理を行う組織をいう。
(5) 中央電子計算装置 電子計算組織を構成する装置のうち、主となる電子計算装置をいう。
(6) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、演算等の処理をいう。
(7) 電子計算機室 中央電子計算装置を設置する室をいう。
(8) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスクその他データを記録している媒体をいう。
(9) データ 電算処理に係る入出力帳票及び記録媒体に記録されている情報をいう。
(10) ドキュメント システム設計書、プログラム仕様書、コード表、操作手引書等電算処理に必要な仕様書をいう。
(11) 端末装置 電子計算組織の主要部分と直接又は回線によって結ばれ、情報の入出力機能を有する器械をいう。
(電算管理者の設置)
第3条 山江村電子計算組織を総括的に管理及び運営するため、電算管理者を置く。
2 電算管理者は、総務課長とする。
(電算管理者の職務)
第4条 電算管理者は、次の各号に掲げる職務を掌理する。
(1) 電子計算組織の総合開発及び変更に関すること。
(2) 法律第105条第1項及び審査会条例第2条第1項第2号に基づく、情報公開・個人情報保護審査会を担当する課等(以下「関係課」という。)間の調整に関すること。
(3) 中央電子計算装置に記録されたデータ及びドキュメントの適正な管理及び個人情報保護に関すること。
(4) 端末装置の取扱いに係るパスワードの管理に関すること。
(5) 電子計算室への入室管理に関すること。
(6) 電子計算機室等の保安措置及び事故対策に関すること。
(7) その他、目的達成のために必要な措置に関すること。
(関係課長の職務)
第5条 関係課の事務の一部を電子計算組織により処理する課等の長(以下「関係課長」という。)は、次の各号に掲げる職務を処理する。
(1) 関係課に係る電子計算組織の開発及び変更に関すること。
(2) 関係課に係る情報の適正な管理及び個人情報保護に関すること。
(3) 端末装置、パーソナルコンピューター装置の保安措置及び事故対策に関すること。
(4) 電算管理者との連絡調整に関すること。
(5) その他、目的達成のために必要な措置を講じること。
(電算処理の要件)
第6条 電子計算組織により処理する事務は、次のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 住民サービスの向上を図ることができるもの
(2) 事務の効率化を図ることができるもの
(3) 経費の節減を図ることができるもの
(4) その他、行政水準の向上を図ることができるもの
2 前項の規定に係わらず、法律・条例・規則の目的に照らし、適当でないと認められるときは、電算処理をしてはならない。
(年間運用計画書の作成)
第7条 関係課長は、翌年度の業務別電算処理年間運用計画書(様式第1号。以下「年間運用計画書」という。)を作成し、電算管理者に毎年提出するものとする。
2 電算管理者は、前項の規定により提出された年間運用計画に基づいて、関係課長と調整のうえ、翌年度の山江村電算処理年間運用計画書を作成するものとする。
(1) 新規に開発して電算処理をしようとする業務がある場合又は業務内容を大幅に変更しようとする場合は、原則として、開発又は変更しようとする年度の前年度の9月末日
(2) 前号に該当する場合を除き、電算処理業務の内容を軽微に変更しようとする場合は、変更しようとする月の6ケ月前
(3) 既に電算処理している業務に関するデータを利用して臨時的に資料を作成する場合は、当該資料の作成しようとする月の2ケ月前
(4) 年間運用計画書に掲載され、既存のシステム及びプログラムにより定例的な電算処理をしようとする場合は、処理しようとする日の10日前
2 前項の場合において、関係課に係るデータを利用しようとする関係課長は、当該データを所管する関係課長にデータ内部利用伺書を提出し、承認を得て利用しなければならない。
(電算処理業務の決定)
第9条 電算管理者は、前条第1項第1号の規定により、依頼書の提出を受けたときは、電算処理の可否について、別に設置する山江村電算組織運営委員会の審議を経たのち電算処理の可否を決定し、関係課長に通知しなければならない。
2 電算管理者は、前条第1項第2号から同4号までの規定による依頼書の提出を受けたときは、その内容を検討のうえ、電算処理の可否について決定し、関係課長に通知しなければならない。
(中央電子計算装置の操作)
第10条 中央電子計算装置の操作は、電算管理者の指定する職員(以下「電算職員」という。)が行うものとする。
2 中央電子計算装置の操作は、原則として、年間運用計画に基づく月間の使用予定表に従って行うものとする。
3 電算職員以外の職員等が中央電子計算装置を操作する場合は、電算管理者の承認を得るとともに電算職員を同席させるものとする。
(端末装置等の管理)
第11条 端末装置を設置する関係課は、端末装置管理者(以下「端末管理者」という。)を置き、当該関係課長をもって充てる。
2 端末管理者は、業務ごとに端末装置等を操作する職員(以下「端末操作員」という。)を定め、電算管理者に報告書を提出しなければならない。
3 端末管理者は、端末装置の正常な運営を確保するとともに端末装置等に記録されたデータ及び端末装置等から出力される資料を厳正に管理しなければならない。
4 端末管理者は、端末装置、磁気記録等に事故が発生したときは、直ちに事故の原因及び被害状況を調査し、電算管理者に報告するとともに、復旧のため必要な措置を講じなければならない。
5 端末管理者は、端末装置等の使用状況を電算管理者に報告するとともに必要に応じて指示を受けなければならない。
(端末装置によるデータ検索等の規制措置)
第12条 電算管理者は、次の各号に掲げることを防止するため、必要な技術的措置を講じなければならない。
(1) 端末装置による所定のデータ以外のデータ検索
(2) 端末装置による所定のデータ変更以外のデータ変更
(端末装置の操作)
第13条 端末操作員は、端末装置を通じて電算管理者の付与したパスワードを使用しなければならない。
2 端末操作員は、前項の規定により付与されたパスワードを他人に漏らしてはならない。
3 端末装置の操作時間は、勤務を要する日のうち、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 月曜日から金曜まで 午前8時30分から午後5時まで
(記録媒体の管理)
第14条 電算管理者は、次の各号に定めるところに従い記録媒体を管理しなければならない。
(1) 記録媒体の障害の有無について定期的に必要に応じた点検を行うこと。
(2) 重要な記録媒体については、予備の記録媒体を作成すること。
(3) 記録媒体は、所定の場所に保管するとともに、予備の記録媒体は別の場所に保管すること。
(4) 記録媒体の作成から、廃棄に至るまでの経過を記録するため、記録媒体台帳を作成し、これを保存すること。
(5) データの保存期間経過後は、速やかに記録媒体からデータの消去処理をすること。
2 端末管理者は、所掌の端末装置等にかかる記録媒体について、前項に準じた管理をしなければならない。
(ドキュメントの管理)
第15条 電算管理者及び端末管理者は、ドキュメントを常に最新のものとし所定の場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し又は持ち出すときは、電算管理者又は端末管理者の承認を得なければならない。
(入出力帳票の処分)
第16条 電算管理者及び端末管理者は、入出力帳票が利用目的を達成し、不用となった場合は、焼却又は裁断の方法により処分しなければならない。
(委任)
第17条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は、村長が別に定める。
附則
この要綱は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成19年告示第41号)
この要綱は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年告示第105号)
この告示は、公布の日から施行し、平成24年4月1日から適用する。
附則(令和5年告示第45号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
